当社は昭和４８年の設立以来、情報サービス事業活動を通じて様々な「個人情報」を取扱い、その社会的責務は極めて高いと認識しております。従来から個人情報の取扱いには充分留意してきましたが、昨今の情勢に鑑み、お客様からより信頼していただける企業であるためにも、会社として、個人情報保護の管理を再徹底することとしました。 具体的には、「個人情報の保護に関する法律」、「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」、その他法令、規範等に従い、規則の制定及び管理体制の確立などを内容とした当社の個人情報保護マネジメントシステムを確立するとともに、以下に掲げる個人情報（特定個人情報も含む）保護方針を定め、従業者に周知し、この方針に従い個人情報の適切な保護に努めます。

１．個人情報の取得、利用及び提供
　当社は、当社の業務実態に応じた個人情報保護のための管理体制を確立し、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わず、そのための措置を講じるとともに、個人情報の取得、利用、提供において所定の規則に従い適切に取扱う。

２．法令・規範の遵守
　当社は、個人情報の取扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守する。また、当社の個人情報保護マネジメントシステムを、これらの法令、指針及びその他の規範に適合させる。

３．安全管理の実施
　当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため安全管理を実施し、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に努める。

４．苦情及び相談への対応
　当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談の適切かつ迅速な対応に努め、これに必要な体制の整備に努めるとともに、本人からの自己情報に関する求めを尊重し、本人から利用目的の通知、自己情報についての開示、訂正等もしくは利用停止等について求められた時は、法令その他社会通念や慣行に照らし妥当な範囲でこれに応じる。

５．個人情報保護マネジメントシステムの確立及び継続的改善
　当社は、従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報保護マネジメントシステムを確立し、これを実施し、維持し、かつ継続的に改善する。

制定日 2001年 10月 01日
改定日 2023年 09月 20日
株式会社 西日本システムサービス
代表取締役社長　 山田　哲弘

当社は昭和４８年の設立以来、情報サービス事業活動を通じて様々な「個人情報」を取扱い、その社会的責務は極めて高いと認識しております。従来から個人情報の取扱いには充分留意してきましたが、昨今の情勢に鑑み、お客様からより信頼していただける企業であるためにも、会社として、個人情報保護の管理を再徹底することとしました。 具体的には、「個人情報の保護に関する法律」、「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」、その他法令、規範等に従い、規則の制定及び管理体制の確立などを内容とした当社の個人情報保護マネジメントシステムを確立するとともに、以下に掲げる個人情報（特定個人情報も含む）保護方針を定め、従業者に周知し、この方針に従い個人情報の適切な保護に努めます。

１．個人情報の取得、利用及び提供
　当社は、当社の業務実態に応じた個人情報保護のための管理体制を確立し、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わず、そのための措置を講じるとともに、個人情報の取得、利用、提供において所定の規則に従い適切に取扱う。

２．法令・規範の遵守
　当社は、個人情報の取扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守する。また、当社の個人情報保護マネジメントシステムを、これらの法令、指針及びその他の規範に適合させる。

３．安全管理の実施
　当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため安全管理を実施し、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に努める。

４．苦情及び相談への対応
　当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談の適切かつ迅速な対応に努め、これに必要な体制の整備に努めるとともに、本人からの自己情報に関する求めを尊重し、本人から利用目的の通知、自己情報についての開示、訂正等もしくは利用停止等について求められた時は、法令その他社会通念や慣行に照らし妥当な範囲でこれに応じる。

５．個人情報保護マネジメントシステムの確立及び継続的改善
　当社は、従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報保護マネジメントシステムを確立し、これを実施し、維持し、かつ継続的に改善する。

制定日 2001年 10月 01日
改定日 2023年 09月 20日
株式会社 西日本システムサービス
代表取締役社長　 山田　哲弘

個人情報の利用目的、第三者提供

　当社は、個人情報を次の各号の目的の達成に必要な範囲でのみ取得し、利用します。

• ➀ 契約の履行　　　　　　　
• ② 当社が取扱う商品及びサービスに関する情報の提供
• ➂ セミナー、展示会等のご案内
• ④ お取引先情報管理
• ⑤ お取引先との業務上の連絡・交渉・報告・問合せ・季節のご挨拶
• ⑥ 採用に関する連絡・選考管理
• ⑦ 当社社屋への入退管理
• ⑧ 雇用管理
• ⑨ 当社が取組む制度（プライバシーマーク、ＩＳＯ９００１等）の維持運営
• ⑩ 法令に基づく事務

　

保有個人データの利用目的は、上記➀～⑩が対象となります。

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人データを第三者へ開示・提供しません。

 

安全管理措置

　 当社の定める個人情報保護方針に従い、漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために、以下の必要かつ適切な措置を講じています。

　（１）組織的安全管理措置

• ・個人情報保護上の役割・責任を明確にした組織的な体制を構築し、安全管理に対する責任と権限を定めた内部規定や運用手順を整備
• ・個人データの範囲、項目、利用目的、保管場所、責任者、保存期限等を記載した個人情報管理台帳を作成し、取扱い状況の確認手段を
  　整備するとともに、定期的に個人情報管理台帳の見直しを行うことで、個人データの適切な管理体制を実行
• ・法令及び規定等の遵守状況について、定期的に内部監査を実施

　 （２）人的安全管理措置

• ・規定に定められた運用が適正に遵守されるよう、従業者に対して必要かつ適切な監督および教育を実施

　（３）物理的安全管理措置

• ・個人データを含む媒体や書類の施錠保管を実施
• ・離席時に個人データを含む書類、媒体、携帯可能なコンピュータ等の机上放置を禁止

　（４）技術的安全管理措置

• ・個人データ取扱い装置を外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みの導入
  
• ・個人データの取扱いにおいて、取扱い可能な従業者及び個人データを業務上必要な範囲に限定
• ・個人データは暗号化やパスワード設定をし、アクセス可能者を限定する等の措置を実施

保有個人データの開示等の請求に関して

　当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示を請求される場合の手続は、以下の通りです。

• （１）受付方法
  　　　開示等の受付方法は、所定の申請書に必要書類を添付の上、下記窓口宛お申し出下さい。
• （２）必要書類
  　　　① 開示請求書
  　　　② ご本人が請求される場合 （次の書類のうち、いずれか１通が必要になります。）
  　　　　・印鑑証明書
  　　　　・日本国の旅券（パスポート） （有効期限内のもので、現住所が記入されている） の写し
  　　　　・運転免許証の写し
  　　　　・健康保険証の写し ＋現住所が記載されている住民票、または現住所が記載されている公共料金領収証 もしくは請求書の写し
  　　　③ 代理人が請求される場合
  　　　　・本人が自署、押印した委任状
  　　　　・本人及び代理人の本人確認書類である前記②のいづれか
  　　　　・法定代理権を有することを確認するための書類（戸籍謄本等）（法定代理人の場合のみ）
  　　（注）要配慮個人情報や本籍地等の情報は、黒くぬりつぶしてください。
• （３）手数料
  　　　無料
• （４）お申し出に対応できない場合
  　　　・ご本人の確認や、代理人としての確認が出来ない場合
  　　　・請求書類に記載不備や記載漏れがある場合
  　　　・請求の対象が、保有個人データに該当しない場合
• ※開示等の請求に関して取得した個人情報の「利用目的」開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等を行うために必要な範囲で利
  　用します。

個人情報に関する苦情 及び お問合せ窓口について

連絡先	〒703-8221　岡山県岡山市中区長岡101-28 株式会社 西日本システムサービス 電話　：086-279-7007 E-mail ：お問合せページからお問合せ下さい　こちら
担　当	個人情報に関する相談窓口
受付時間	月曜日～金曜日　（祝日、夏期休暇、年末年始を除く） 9:00～17:45

当社の個人情報保護管理者

連絡先	〒703-8221　岡山県岡山市中区長岡101-28 株式会社 西日本システムサービス 電話： 086-279-7007 E-mail　お問合せページからお問合せ下さい　こちら
氏　名	山田　哲弘

当社が対象事業者となっている認定個人情報保護団体

　当社は、認定個人情報保護団体である、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業所です。同協会に、対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることができます。

申出先	〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 （略称：JIPDEC） 認定個人情報保護団体事務局 電話：0120-700-779 　　　03-5860-7565 ホームページ ：https://www.jipdec.or.jp/

プライバシーマークの取得

　当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会より、個人情報の適切な取扱いを行う事業者に付与されるプライバシーマークの付与認定を受けています。

個人情報の利用目的、第三者提供

当社は、個人情報を次の各号の目的の達成に必要な範囲でのみ取得し、利用します。

• ➀契約の履行
  ②当社が取扱う商品及びサービスに関する情報の提供
  ➂セミナー、展示会等のご案内
  ④お取引先情報管理
  ⑤お取引先との業務上の連絡・交渉・報告・問合せ・季節のご挨拶
  ⑥採用に関する連絡・選考管理
  ⑦当社社屋への入退管理
  ⑧雇用管理
  ⑨当社が取組む制度（プライバシーマーク、ＩＳＯ９００１等）の維持運営
  ⑩法令に基づく事務

　

保有個人データの利用目的は、上記➀～⑩が対象となります。当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人データを第三者へ開示・提供しません。

安全管理措置

当社の定める個人情報保護方針に従い、漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために、以下の必要かつ適切な措置を講じています。

（１）組織的安全管理措置

• ・個人情報保護上の役割・責任を明確にした組織的な体制を構築し、安全管理に対する責任と権限を定めた内部規定や運用手順を整備
  ・個人データの範囲、項目、利用目的、保管場所、責任者、保存期限等を記載した個人情報管理台帳を作成し、取扱い状況の確認手段を整備するとともに、定期的に個人情報管理台帳の見直しを行うことで、個人データの適切な管理体制を実行
  ・法令及び規定等の遵守状況について、定期的に内部監査を実施

（２）人的安全管理措置

• ・規定に定められた運用が適正に遵守されるよう、従業者に対して必要かつ適切な監督および教育を実施

（３）物理的安全管理措置

• ・個人データを含む媒体や書類の施錠保管を実施
  ・離席時に個人データを含む書類、媒体、携帯可能なコンピュータ等の机上放置を禁止

（４）技術的安全管理措置

• ・個人データ取扱い装置を外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みの導入
  ・個人データの取扱いにおいて、取扱い可能な従業者及び個人データを業務上必要な範囲に限定
  ・個人データは暗号化やパスワード設定をし、アクセス可能者を限定する等の措置を実施

保有個人データの開示等の請求に関して

当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示を請求される場合の手続は、以下の通りです。

• （１）受付方法
  開示等の受付方法は、所定の申請書に必要書類を添付の上、下記窓口宛お申し出下さい。
• （２）必要書類
  ①開示請求書
  ②ご本人が請求される場合
  （次の書類のうち、いずれか１通が必要になります。）
  ・印鑑証明書
  ・日本国の旅券（パスポート）（有効期限内のもので、現住所が記入されている）の写し
  ・運転免許証の写し
  ・健康保険証の写し＋現住所が記載されている住民票、または現住所が記載されている公共料金領収証 もしくは請求書の写し
  ③ 代理人が請求される場合
  ・本人が自署、押印した委任状
  ・本人及び代理人の本人確認書類である前記②のいづれか
  ・法定代理権を有することを確認するための書類（戸籍謄本等）（法定代理人の場合のみ）
• （注）要配慮個人情報や本籍地等の情報は、黒くぬりつぶしてください。
• （３）手数料
  無料
• （４）お申し出に対応できない場合
  ・ご本人の確認や、代理人としての確認が出来ない場合
  ・請求書類に記載不備や記載漏れがある場合
  ・請求の対象が、保有個人データに該当しない場合
• ※開示等の請求に関して取得した個人情報の「利用目的」開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等を行うために必要な範囲で利　用します。

個人情報に関する苦情 及び お問合せ窓口について

■連絡先
〒703-8221
岡山県岡山市中区長岡101-28
株式会社西日本システムサービス
電話：086-279-7007
E-mail：お問合せページよりお問合せ下さい
こちら

■担当
個人情報に関する相談窓口

■受付時間
月曜日～金曜日（祝日、夏期休暇、年末年始を除く）9:00～17:45

当社の個人情報保護管理者

■連絡先
〒703-8221
岡山県岡山市中区長岡101-28
株式会社西日本システムサービス
電話：086-279-7007
E-mail：お問合せページよりお問合せ下さい
こちら

■氏名
山田　哲弘

当社が対象事業者となっている認定個人情報保護団体

当社は、認定個人情報保護団体である、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業所です。同協会に、対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることができます。

■申出先
〒106-0032
東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F一般財団法人日本情報経済社会推進協会 （略称：（JIPDEC）認定個人情報保護団体事務局
電話：0120-700-779
　　　03-5860-7565
HP： https://www.jipdec.or.jp/

プライバシーマークの取得

当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会より、個人情報の適切な取扱いを行う事業者に付与されるプライバシーマークの付与認定を受けています。